Calcular sumas en Microsoft Excel con funciones y con Visual Basic

en este pequeño tutorial voy a explicar 3 modos para calcular sumas en Excel. Desde el metodo mas facil hasta el mas dificil, los 3 modos son:

1. Usando un icono para acceder a la funcion suma proporcionada en Excel
2. Ingresando la funcion Excel manualmente
3. Creando una funcion suma en Visual Basic y llamandola manualmente

Para este ejemplo utilizaremos un excel de una veterinaria en el cual se graban el numero de animales que son tratados por mes. Aqui lo que se quiere saber es:

1. Cuantos animales en total son tratados por mes.
2. El numero de cada especie que ella trata a lo largo del año

Para conseguir las respuestas que se necesita, la Dra. necesita calcular totales o sumas, a lo largo de cada fila y columna con los datos del paciente.
Para entender este ejemplo, por favor ingresa la data exactamente como muestro en la figura de abajo:

Utilizando el icono de autosuma
Calcular totales es una funcion conocida que se realiza con las hojas de Excel por lo que se creo un icono de autosuma para el proceso. El icono que ven en la figura de abajo, esta en la pestaña Inicio de Excel 2007, y es el unico icono con la letra griega Σ. Autosuma funciona en celdas consecutivas de datos, o un rango, ingresado en una fila o columna.

Para utilizar el icono para calcular la suma de numeros ingresados en un rango:

• Click en la celda vacia que sigue en la ultima celda de esa columna
• Click en el icono de Autosuma
• Presiona enter

Por ejemplo, para calcular el numero total de gatos que el doctor atendio a lo largo del año, damos click en la celda B12, y luego hacemos los pasos 2 y 3 (el paso 2 es ilustrado en la figura 3). Excel genera la suma de 2558, y se coloca en la celda B12.

Para usar el icono para calcular la suma de numeros ingresados en una fila de celdas, primeros damos click en la celda vacia adyacente a la ultima celda con datos en esa fila y luego damos click en los pasos 2 y 3 de las instruccciones de arriba.
Nota:
Esta tecnica es solo util cuando la data que necesita ser sumada es ingresada en celdas consecutivas. Si hay una celda en blanco, el icono de autosuma solo calculara la suma del rango que este despues de la celda vacia.

Ingresando una funcion suma manualmente
Excel te da la opcion de ingresar manualmente en funciones que procesara la data definida por el usuario en la hoja de calculo. Para ingresar la funcion suma manualmente que calcula el total de data ingresada en celdas adyacentes en una columna:

• Click en la celda donde tu quieres que aparezca la suma
• Escribe =SUMA(aN₁,aN₂) donde a es la columna o fila en la cual el rango aparece, N₁ es la primera celda en el rango y N₂ es la ultima celda en el rango
• Presiona Enter

Por ejemplo, para calcular el numero total de animales que el doctor vio en el mes de enero:

• Click en la celda G2
• Escribe =SUMA(B2:E2) como muestra la figura de abajo
• Presiona Enter

Excel calcula la suma de 389 y lo pone en la celda G2.

Esta tecnica, a diferencia del icono de Autosuma, te permite calcular la suma de data en multiples rangos. La funcion SUMA puede trabajar sobre una coleccion de rangos, y los rangos son especificados en el mismo formato pero separados por coma. Por ejemplo, si tu quisieras calcular el total de numeros de serpientes tratadas a lo largo del año, tienes 2 opciones:

• Tu podrias ingresar la funcion suma como =SUMA(E2:E13). Excel calculara apropiadamente el total de serpientes tratadas contando al mes de Julio como cero.
• Podrias ingresar la funcion suma como =SUMA(E2:E7, E9:E13) (mostrada en la figura de abajo)la cual calcula la suma de 2 rangos de celdas y omitiendo la celda del mes de julio.

Usando Visual Basic para calcular sumas
Si tu conoces Visual Basic, puedes crear funciones personalizadas, o funciones definidas por el usuario en Excel. Estas funciones personalizadas. Estas funciones personalizadas pueden ser usadas en el mismo modo que las funciones implementadas como la funcion Suma, y pueden tener la misma funcionalidad de acuerdo a tus necesidades. Para crear una funcion personalizada:

• En Excel, presione ALT+F11
• Selecciona Modulo del menu Insertar.
• Vamos a escribir codigo Visual Basic en esta ventana.
• Presionamos ALT+Q para guardar la funcion.

Por ejemplo, para especificar una funcion llamada veterinarysum que calcula la suma de un rango consecutivo de celdas, sigue los pasos de abajo e ingresa el siguiente codigo Visual Basic del paso 3:

Function VeterinarySum(Rcells As Range)

Dim i As Integer
Dim Rcell As Range

For Each Rcell In Rcells
 i = i + Rcell
Next Rcell

VeterinarySum = i

End Function

Para usar una funcion definida por el usuario:

• En Excel, click en la celda donde tu quieres ubicar los resultados de tus funciones
• Click en el icono fx
• En la funcion Insertar de la ventana, selecciona Definidas por el Usuario en el combo al costado de Selecciona una categoria
• Selecciona tu funcion definida del menu de abajo del combo
• Click OK
• Especifica los parametros de la funcion, si es que los hubiera
• Click OK

Por ejemplo, para usar la funcion VeterinarySum para calcular el total de perros que han sido sanados a lo largo del año:

• Click en la celda C14
• Sigue los pasos 2 y 3 de arriba. El paso 3 lo veran en la figura de abajo.
• Selecciona VeterinarySum del combobox
• Click en OK
• Ingresa manualmente C2:C13 en el textbox RCells. Este paso lo veran en la figura de abajo.
• Click OK.

Excel calculara la suma de 1819 y lo ingresara en la celda C14.