Plan Estrategico:Programas a Mediano Plazo, Presupuesto a Corto Plazo y Planes Operativos

Plan Estrategico
Es un documento oficial en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental) reflejan cuál será la estrategia a seguir por ella en el mediano plazo.

1. Su vigencia oscila entre 3 y 5 años, aunque en algunos casos puede ser un plazo menor si las condiciones así lo requieren.

El plan estratégico es:

1. Cuantitativo.
   ‰
   1. Indica los objetivos numéricos de la empresa, estableciendo las cifras que debe alcanzar.

„ Manifiesto.

1. ‰ Especifica unas políticas y unas líneas de actuación para conseguir esos objetivos, perfilando la estrategia a seguir.

„ Temporal.

1. ‰ Establece unos intervalos de tiempo concretos y explícitos, que deben ser cumplidos por la empresa para que la puesta en
   práctica del plan sea exitosa.

El plan estratégico debe definir:

1. Objetivos
   
   1. ‰ Lo que se propone la empresa lograr y cuándo debe lograrlo.

„ Políticas y conductas internas

1. ‰ Son variables sobre las que la empresa puede influir directamente para favorecer la consecución de sus objetivos.

„ Relación de acciones de la empresa, encaminados a solucionar una casuística específica de la misma.

Características de los objetivos:

1. Recordar que los objetivos no dependen directamente de la empresa.
2. „ Los objetivos se forman por la siguiente ecuación:
   
   1. ‰ Cantidad a alcanzar + plazo para conseguirla

„ Los verbos adecuados para presentar un objetivo son: son: conseguir lograr alcanzar conseguir, lograr, alcanzar.

„ Un objetivo que no se plantea de esa manera no es válido.

Ejemplos de objetivos

1. Lograr una facturación de $1,000,000 para 2010.
2. Conseguir incrementar la rentabilidad en 10% en 2008
3. Alcanzar una porción del mercado del 30% para 2009.

Una política, por lo expuesto anteriormente:

1. Es una conducta que marca la empresa, que sirve para describir su actitud continuada en el tiempo, a la hora de enfrentarse a situaciones de diversa índole.
2. Las políticas se pueden enfocar a aspectos tales como : tesorería, atención al cliente, capital humano, imagen corporativa, reparto de dividendos, etc.
3. El verbo adecuado para presentar las políticas es: establecer.

Ejemplos de políticas:

1. Establecer una política de cobros de 30 días y una de pagos de 45 días.
2. „Establecer como política de contratación de personal administrativo a personas tituladas con al menos dos años de
   experiencia.
3. „„Establecer una política de retribución del 60% fijo y 40% variable.

Las acciones de la empresa:

1. Se llevan llevan a cabo cabo para para facilitar facilitar la consecución consecución de los objetivos, fomentar el respeto a las políticas impuestas o vertebrar la estrategia global de la empresa.
2. Se deben agrupar de tal manera que sea sencillo identificar su origen y su finalidad, es decir, pueden depender de un objetivo estratégico, de una política de la empresa o ser solamente acciones puntuales.

Ejemplos de acciones:

1. Ofrecer cursos de actualización a los jefes de departamento.
2. Diseñar una campaña de publicidad para un nuevo producto.
3. Crear un manual de procedimientos para agilizar la incorporación de nuevos miembros

En la práctica:

1. El plan estratégico normalmente se sintetiza en un documento escrito (generalmente de menos de 20 páginas) donde se concretan las líneas estratégicas generales a seguir por la compañía.
2. En resumen, el plan estratégico describe una manera de describir las cualidades organizacionales en el plan director. Sin embargo el plan estratégico no suele estar suficientemente detallado como para actuar al nivel departamental.

Programas de mediano plazo

1. Un programa de mediano plazo (de 3 a 5 años normalmente) suele desarrollarse a los niveles de dependencias de una organización. Comprende la misión, objetivos y metas de cada una de las dependencias así como las líneas de acción concretas de cada una de ellas
2. Es la planeación de cada una de las dependencias siguiendo lo establecido por el plan estratégico.

En primer término se determinan los campos de acción:

1. Éstos se determinan de acuerdo con las actividades de la organización y las de la dependencia en particular.
2. Se parte de un diagnóstico de la dependencia.
3. Se determinan las líneas de acción.

Ejemplos de líneas de acción al nivel de programa:

1. Abrir nuevos puntos de venta.
2. Otorgar franquicias.
3. Utilizar nuevos canales de comercialización
4. Desarrollar una campaña de publicidad.
5. Desarrollar un programa de capacitación.
6. Modernizar los sistemas de cómputo.

Todas estas acciones deben incluir toda la información numérica y financiera disponible. EL PRESUPUESTO

1. Es el establecimiento formal de las metas y objetivos de cualquier organización expresado en términos financieros para un tiempo futuro específico.
2. Abarca a toda la organización integrando integrando el plan de lo que pretende obtener por concepto de ingresos así como los gastos, requerimientos de equipos o insumos a utilizar y finalmente las necesidades de financiamiento

La más importante función de un presupuesto es:

1. La coordinación que se logra a través de su elaboración y desarrollo, puesto que por medio del presupuesto se tiene una idea más completa del papel que desempeña cada uno de los miembros del grupo y se destaca de manera objetiva la importancia de tener claras las metas y objetivos que se han planteado.

¿Para qué los presupuestos? Para dar respuesta a dos interrogantes:

1. ¿Dónde y cómo se pueden emplear más eficazmente los recursos económicos de la entidad?
2. ¿Qué cantidad de recursos deberían emplearse?

Ventajas de la presupuestación
FORMALIZA

• Obliga a los administradores a pensar más allá
• Mueve a la organización de una actitud reactiva a una actitud controlada, en la que se anticipan los problemas y se plantean las acciones.

COORDINA E INTEGRA

Demanda que los administradores abran líneas de comunicación dentro de la organización

• Líneas hacia arriba y hacia debajo de los subordinados a los supervisores
• Líneas a través de la organización entre los administradores de los diversos departamentos.

Además:

IDENTIFICA CUELLOS DE BOTELLA

• Toda organización tiene algún aspecto de sus actividades que es un cuello de botella para lograr con éxito los objetivos y metas.
• Evita que tengan que tomar decisiones de emergencia.

PROPORCIONA UN MARCO DE REFERENCIA

• Sirve como un marco de referencia contra el cual medir los niveles de desempeño de los administradores individuales evaluados.

PLAN OPERATIVO ANUAL

• Es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.
• El plan operativo anual debe estar en línea con el plan estratégico de la organización y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera manera de alcanzarlos que que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina)

EJEMPLOS:

• Para el objetivo estratégico “lograr una facturación de $1,000,000 antes de 2010” un plan opperativo debe desglosar esa cifra por cada año: “Conseguir una facturación de $600,000 en el año 2008” “Conseguir una facturación de $800,000 en 2009” “Conseguir una facturación de $1,000.000 en el 2010”

ADEMÁS

• El plan operativo anual debe desglosar los objetivos para cada entidad facturadora. “La oficina de Mérida debe alcanzar una cifra de ventas de $400,000 en 2008”, “La oficina de Valladolid debe alcanzar $150,000 en 2008”, etc.
• Es más, dentro de cada entidad o departamento es posible hallar una predicción del volumen esperado esperado de ventas por cada mes del año (teniendo en cuenta la estacionalidad del producto o las oscilaciones que ha experimentado el mercado en años anteriores.

Por lo tanto:

• Es común en un plan operativo anual disponer para cada mes (desde enero hasta diciembre) de un valor POA para cada objetivo. A medida que va avanzando el año es posible fijar fijar el el valor valor real real que que se ha alcanzado alcanzado, y encontrar encontrar errores errores o desviaciones en el plan.
• Lo más importante de este modelo es que, mediante un correcto seguimiento del plan operativo anual, no sólo se pueden pueden detectar detectar las las desviaciones desviaciones sino sino también también el el motivo motivo de su origen.