Gestión de ABC ( Activity Based Costing )

La supervivencia no sólo exige el desarrollo de productos innovadores sino también la eliminación de esfuerzos inútiles. La implementación del Activity Based Costing -ABC- en la administración de la empresa, posibilitará el éxito en las estrategias de negocios.

Tal vez lo peor que una empresa con problemas pueda hacer es implementar reducciones generales de costos porque, gracias a ello, disminuyen todas las actividades, tanto las beneficiosas como las perjudiciales. También esas reducciones generales pueden hacer disminuir actividades vitales y empeorar el rendimiento.

El análisis de la cadena de valor y ABM ( Activity Based Management ) puede orientar a las organizaciones para que redistribuyan sus recursos, con el fin de que mejoren el rendimiento.

La cadena de valor de Porter describe las organizaciones como cadenas causales de actividades, que agregan valor para los clientes mediante la transformación de insumos en entrega de productos o servicios.

De acuerdo a Porter, al abordarse el diseño estratégico de la organización se configurará en ella una cadena de valores en forma efectiva, lo que requiere eliminar actividades que no agregan valor a los productos o servicios, y mejorar aquellas que lo agregan.

Así, una organización en la cual se mejora la cadena de valor estará en condiciones de incrementar sus ventajas competitivas, en materia de costos y calidad, en la medida que pueda satisfacer las expectativas de los clientes con el mejor precio.

Las aplicaciones experimentales del ABC ( Activity Based Costing ) empezaron a mediados de la década del 80, y se procuraba calcular con mayor precisión los costos de los productos y de los servicios, identificando y cuantificando las relaciones causales entre las actividades, y los costos de la organización.

La nueva tecnología de la información hizo posible un ABC de carácter complejo y, por otra parte, en el momento, con el que se puede percibir la compatibilidad existente entre la estructura de la cadena de valor de Porter y el ABC: se abre el camino del ABM.

En esta situación, se advierte que la comprensión de las actividades fundamentales, los costos, la estructura y la estrategia de una organización, se traducirá en el mejoramiento del diseño y efectividad de la misma y, especialmente, del cálculo de los costos de los productos y servicios, elementos que posibilitarán el éxito de cualquier estrategia.

El potencial del ABC

Muchas empresas han utilizado el ABC en estudios de rentabilidad realizados por única vez, como ayuda para decidir qué productos o clientes eliminar o mantener, pero el ABC resulta ser una técnica superior que muestra cuánto efectivo están ganando o perdiendo ciertos productos en forma individual.

Cuando el ABC se integra con el sistema de administración, puede servir como una poderosa herramienta para mejorar no sólo productos y servicios, sino también procesos y estrategias de marketing.

Utilizar ABC implica un cambio radical en la administración, lo que significa que todas las personas involucradas en una actividad, desde el Gerente General hasta los operarios, deben cambiar radicalmente.

Es por ello que las empresas han encontrado que el ABM es tanto más difícil de implementar de lo que habían imaginado.

El problema es que los gerentes no piensan que ABM sea un programa de cambio organizacional, pues lo es el hecho de revisar la organización para encontrar la información adecuada sobre los costos directos e indirectos, como así también lo es establecer un sistema de información que pueda determinar aquellas actividades en que se agregan costos.

El educar a los empleados, de todos los niveles, en relación con los principios y mecánica del ABC resulta ser una de las tareas más arduas.

Deberán estar convencidos de que el cálculo de ABC puede tener éxito, y que vale la pena el esfuerzo para conquistar a los empleados, y las empresas deberán tener en cuenta el grado de cultura organizacional imperante en cada una de ellas.

Finalmente, será preciso revisar y modificar otros sistemas de administración, para asegurarse de que los empleados puedan incorporar, en forma plena, el sistema ABC a sus prácticas operativas.

Es preciso dejar de lado el viejo sistema contable lo más pronto posible, tener en cuenta los sistemas de incentivos y, además, considerar el proceso cotidiano de la toma de decisiones.

Como cualquier programa de cambio organizacional, ABC tiene como obstáculo principal la resistencia de los empleados, lo cual resulta ser natural.

Por otra parte, los gerentes tienen que suministrar información detallada, que se podría usar para atacar sus prácticas o su propia autoridad.

Después de haber sido sometidos a programas de reducción de empleados, de administración de calidad y de reingeniería, tanto gerentes como empleados, perciben al ABC como la última amenaza a su empleo.

No obstante el esfuerzo que requiere implementar ABC en la administración de la empresa, vale la pena hacerlo, y facilita encontrar respuestas a los siguientes interrogantes, que posibilitarán el éxito en las estrategias de negocios:

- ¿ Cuánto debe costar un producto o un proceso ?

- ¿ Cuáles son las actividades que no agregan valor pero sí aportan costos ?

- ¿ Si un canal de distribución o un mercado es rentable ?

- ¿ En qué lugar de la empresa se pueden reducir costos ?

- ¿ Si la empresa elimina un producto o un cliente que no es rentable, qué ahorro de costos tendrá ?

- ¿ Si la empresa disminuye el precio de un producto para aumentar el volumen de ventas, cuál será el impacto sobre el costo unitario ?

- ¿ Qué puede hacer la empresa durante las etapas de diseño e ingeniería de producto para evitar costos innecesarios ?

Lo que muchos gerentes hacen para mejorar un negocio es compararse con la empresa que es la mejor en una función o proceso ( Benchmarking ); en cambio, ABC facilitará a las empresas saltar por encima de la mejor, y lograr así resultados espectaculares más bien que mejoras marginales.

Como conclusión, a partir del momento en que se percibió la compatibilidad existente entre la estructura de la cadena de valor de Porter y el ABC, se tuvo un motivo convincente para la aplicación del ABC, dejando la puerta abierta para el ABM.

Así, la implementación del ABM contribuye a la modernización de la organización, al minimizarse las actividades sin valor agregado, y mejorarse la capacidad de lograr los objetivos de la empresa mediante un nuevo despliegue de recursos en actividades con valor agregado.

Rodolfo Salas http://www.arnegocios.com/